Làm việc hiệu quả

PDF – Dạng file cho tài liệu nên được sử dụng rộng rãi

energy-certificate-428300_1280
Trần Trọng Thao
Viết bởi Trần Trọng Thao

Vài năm gần đây, nhu cầu gửi tài liệu thông qua các công cụ trực tuyến như email ngày càng tăng cao. Bạn có thể gửi tài liệu đến công ty khác, hay gửi bảng báo giá đến khách hàng. Thế nhưng, sẽ thật không chuyên nghiệp chút nào nếu bạn gửi dưới dạng file docx của Microsoft Word.

Cách giải quyết vấn đề này? Hãy gửi tài liệu dưới dạng file PDF.

Tại sao file PDF được ưa chuộng?

Nếu một tài liệu được lưu giữ dưới dạng file này thì tài liệu sẽ được hiển thị nguyên trạng và đồng nhất cho dù bạn dùng hệ điều hành nào, hay phần mềm nào để mở đi nữa. Đây là điểm tạo nên sự khác biệt giữa file PDF và kiểu file tài liệu phổ biến khác như docx của Microsoft Word.

Ví dụ, nếu bạn gửi một file docx, người nhận có thể sẽ không thấy tài liệu này như cách bạn thấy do bị thiếu font chữ. Thế nhưng đối với file PDF, bạn có thể chắc chắn người nhận sẽ xem tài liệu này đúng như cách bạn mong muốn.

Ngoài ra, người nhận khó có thể sửa được nội dung trong tài liệu của bạn. Chính vì thế, chỉ nên gửi file PDF nếu bạn muốn người nhận xem chứ không sửa. Ví dụ khi bạn gửi bản báo cáo thường niên của một công ty.

Cách đọc file PDF

Chỉ cần cài đặt một trong những phần mềm đọc file PDF phổ biến như :
Foxit PDF Reader: http://www.foxitsoftware.com/Secure_PDF_Reader/
Adobe Reader: http://get.adobe.com/reader/

Cách tạo file PDF

Có nhiều cách để tạo file pdf, cách đơn giản nhất là dùng tính năng trong phần mềm Microsoft Word. Bạn chỉ việc soạn thảo văn bản như bình thường, sau khi hoàn thành, xuất file dưới dạng pdf để gửi đi.

Chọn File >Save As và thay đổi kiểu file thành PDF

Save as PDF

Save as PDF

Ngoài ra bạn cũng có thể dùng chức năng in Print để tạo file PDF. Trước tiên bạn cần cài đặt 1 trong 2 phần mềm sau để thêm tính năng này, cả 2 đều miễn phí:
Foxit PDF Reader: http://www.foxitsoftware.com/Secure_PDF_Reader/
doPDF: http://www.dopdf.com/

Khi bạn đã soạn thảo xong tài liệu, nhấn Ctrl + P hoặc File > Print để tạo file thông qua 2 phần mềm trên

Tạo file PDF bằng chức năng in

Tạo file PDF bằng chức năng in

Về tác giả

Trần Trọng Thao

Trần Trọng Thao

Thao đang theo học ngành Quản Trị Kinh Doanh tại Đại Học Texas Arlington, Mỹ.

Anh có sở thích đi du lịch, chụp ảnh, và ăn uống. Thao thích viết về những công cụ miễn phí nhưng lại đem lại lợi ích cao cho người dùng.

Anh đã từng làm việc cho nhiều sự kiện của tổ chức phi lợi nhuận VietAbroader. Hiện tại Thao đang làm việc cho Flashstarts Accelerator, một tổ chức hỗ trợ startup tại Cleveland, Mỹ.