Làm việc hiệu quả

Thêm chữ ký vào cuối mỗi email

iphone-393080_1920
Trần Trọng Thao
Viết bởi Trần Trọng Thao

Ngày nay việc liên lạc bằng email đã trở nên rất phổ biến giữa nhân viên của các công ty , thành viên của các tổ chức giới trẻ. Ngoài những phần cơ bản của một email như : Chủ đề (Subject) và phần thân (Body) thì việc trao đổi thông tin sẽ trở nên rõ ràng , chuyên nghiệp hơn khi bạn thêm chữ ký của mình vào cuối mỗi email.

Chữ ký ở đây không phải chữ ký thực tế của bạn trên giấy, mà là các dòng chứa thông tin cần thiết về bạn.

Các phần có thể đưa vào trong phần chữ ký:
– Tên
– Chức vụ của bạn
– Tên công ty hay tổ chức của bạn (nếu không, bạn có thể dùng tên trường đang theo học)
– Trang web công ty hay tổ chức
– Số điện thoại của bạn
– Email của bạn
– Logo của công ty hay tổ chức của bạn

Sau khi có đầy đủ các thông tin trên, bạn chỉ việc sắp xếp lại cho gọn gàng . VD :

Nguyễn Văn Thanh
Trưởng Phòng Chăm Sóc Khách Hàng | Công Ty ABCDEF |abcdef.com
Tel: 043-123-4567 | nguyenvanthanh@abcdef.com
LOGO

Thêm chữ kí cho các dịch vụ email phổ biến
Như vậy là bạn đã có một chữ ký hoàn chỉnh và đầy đủ các thông tin cần thiết. Tất nhiên, bạn không thể có thời gian để copy paste chữ ký này vào mỗi email bạn gửi. Chính vì vậy, các nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail, Hotmail, Yahoo Mail, Outlook đều có chức năng thêm chữ kí trong phần cài đặt. Với chức năng này,chữ kí sẽ được tự động thêm vào mỗi lần bạn gửi email.
Bạn hãy tìm ra phần cài đặt của dịch vụ mail của mình (Settings). Ví dụ, đối với Gmail:

Phần cài đặt của Gmail

Phần cài đặt của Gmail

Chọn Tab đầu tiên và kéo xuống dưới

Chọn Tab đầu tiên và kéo xuống dưới

Để thêm logo, bạn hãy sử dụng chức năng Insert Image. Tùy theo nhà cung cấp dịch vụ email của bạn, họ sẽ có cách giúp bạn thêm ảnh: có thể upload , hoặc thông qua một đường link chứa ảnh

Hộp thoại thêm chữ ký trong Gmail

Hộp thoại thêm chữ ký trong Gmail

Paste link chứa ảnh để thêm ảnh vào chữ ký

Paste link chứa ảnh để thêm ảnh vào chữ ký

Thêm chữ ký vào cuối mỗi email giúp người nhận biết được những thông tin cần thiết về bạn, cũng như cách liên lạc thêm với bạn (điện thoại, Skype…). Họ cũng có thể truy cập vào trang web của tổ chức và công ty của bạn để xem thêm.

Về tác giả

Trần Trọng Thao

Trần Trọng Thao

Thao đang theo học ngành Quản Trị Kinh Doanh tại Đại Học Texas Arlington, Mỹ.

Anh có sở thích đi du lịch, chụp ảnh, và ăn uống. Thao thích viết về những công cụ miễn phí nhưng lại đem lại lợi ích cao cho người dùng.

Anh đã từng làm việc cho nhiều sự kiện của tổ chức phi lợi nhuận VietAbroader. Hiện tại Thao đang làm việc cho Flashstarts Accelerator, một tổ chức hỗ trợ startup tại Cleveland, Mỹ.