Làm việc hiệu quả

Mail Merge: Thay thông tin người nhận trong mỗi email

mail merge thong tin email coong cu

Mail merge là một tính năng giúp bạn tạo những bức thư gửi cho rất nhiều người nhưng vẫn mang tính cá nhân cao.

Giờ đây, thay vì phải sử dụng những đại từ chung chung như bạn, quý công ty, v.v thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng tên riêng, giúp bức thư trông chuyên nghiệp hơn và thể hiện sự tôn trọng với người nhận.

Word for Mac 2011

Chọn Tools – Mail Merge Manager

Bước 1: Tại mục Create New, chọn Form Letters.

Mail Merge Word

Tao mail merge trong word

Bước 2: Tại mục Get List, các bạn có thể chọn New Data Source hoặc Open Data Source để cung cấp thông tin người nhận.

thong tin nguoi nhan data source

New Data Source sẽ tạo một file mới và yêu cầu chúng ta điền các thông tin liên lạc vào.

tao thong tin nguoi nhan mail merge

Word cung cấp cho bạn nhiều mục để điền vào như Title, First Name… Nếu bạn cần thêm mục nào thì điền vào Placeholder list và chọn Add. Bạn cũng có thể bỏ đi bằng cách chọn Remove.

Open Data Source sẽ chọn một file có sẵn trong máy, bao gồm thông tin của người nhận email như họ tên và email.

Ví dụ: Thường thì đối với một sự kiện, bạn sẽ có được thông tin người tham gia thông qua Google Form. Bạn copy và tạo một file Excel. Word sẽ tự động nhận biết các mục có trong file Excel đó.

danh-sach-lien-lac-co-san-mail-merge

Bước 3: Sau khi soạn xong bức thư mẫu, các bạn sẽ kéo thả từng mục vào vị trí thích hợp (insert placeholders).

them thong tin vao email mail merge

Bước 4: Tại phần Complete Merge, bạn có thể chon Merge to Printer để in ra hay Merge to New Document để sử dụng trong email.

hoan-thanh-mail-merge-coong-cu

Dùng Mail Merge trong Word 2013

Bước 1: Các bạn chọn Mailing – Start Mail Merge – Letters / E-mail Messages.

bat dau mail merge word coong cu

Bước 2: Các bạn chọn Select Recipients – Type a New List / Use an Existing List.

Với Type a New List, các bạn sẽ nhập thông tin.

Còn với Use an Existing List, các bạn sẽ dùng file excel có sẵn. Tất cả đều tương tự như khi làm việc với Word trong Mac.

Bước 3: Sau khi các bạn soạn xong thư mẫu, chọn Insert Merge Field để chèn các thông tin vào vị trí thích hợp. Cũng tương tự như ở trên.

them thong tin vao vi tri thich hop

Bước 4: Sau khi đã chỉnh sửa xong, các bạn chọn Finish & Merge.

  • Edit Individual Documents nếu các bạn muốn tuỳ chỉnh thêm.
  • Print Documents để in
  • Send Email Messages để gửi email cho nhiều người cùng lúc. Để sử dụng tính năng này, bạn phải cài đặt tài khoản email của mình trong Outlook 2013 cũng như là chọn cột dữ liệu chứa địa chỉ email trong file excel.

ket thuc mail merge coong cu

Về tác giả

Nguyễn Hồng Hải

Hải hiện đang theo học ngành công nghệ vật liệu tại trường đại học công nghệ Nanyang, Singapore.

Anh có sở thích đặc biệt với thể loại trinh thám, như đọc bộ truyện Sherlock Holmes, hay xem các series Lie To Me, Sherlock, CSI, ...

Với những bài viết trên Coong Cụ, anh mong muốn chia sẻ những bí quyết hay cũng như học hỏi thêm những thủ thuật về hệ điều hành Mac OS.

Bên cạnh đó, anh còn thích đi du lịch, chơi harmonica, thưởng thức món ăn vặt. Mong ước sau này của Hải là được làm trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển vật liệu thể thao.